Ideapi es para quien no tiene cuenta de Google Apps. Es la manera de crear documentos con todas las particularidades de los mismos y cuenta con posibilidades infinitas a la hora de compartirlos.
Puedes asi por ejemplo controlar con quienes compartir el mismo para que no existan diferentes versiones y todo el mundo conozca la última versión y además los permisos los estableces tu mismo diciendo quien puede hacer que cosa con cada documento, quien puede ver pero no editar o quien tiene todos los derechos de hacerlo.
Además se pueden crear documentos «reusables» por si haces un mismo tipo de documentos con frecuencia. Como te dije lo mas parecido a Google Docs pero sin necesidad de cuenta en Google.
via KillerStartups